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Le document envoyé par télécopie s’accompagne habituellement d’un bordereau sur lequel figurent les renseignements utiles à l’acheminement. On y trouve notamment le nom de la personne à qui est destiné le message (le ou la destinataire) et le nom de celle qui l’envoie.

La personne qui envoie la télécopie est l’expéditeur ou l’expéditrice. Le bordereau de transmission marquera explicitement cette double possibilité en présentant les deux formes. Pour ce qui est du ou de la destinataire, une seule mention suffit puisque destinataire est un nom épicène.

En résumé, le bordereau porte généralement :

• Le logo ou l’en-tête de la société;
• Le nom du destinataire;
• Le numéro de télécopie du destinataire;
• Le numéro de téléphone du destinataire;
• Le nom de l’expéditeur;
• Le numéro de télécopie de l’expéditeur;
• Le numéro de téléphone de l’expéditeur;
• Le nombre total de pages envoyées, bordereau compris;
• La date;
• Un message pour le destinataire (facultatif).

              
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La demande d’achat ou de service (ou demande de fournitures, ou demande de matériel, ou bon de magasin, selon les contextes) est un formulaire que remplit un membre du personnel pour toute demande de matériel ou de service à l’intérieur de l’entreprise. Il faut éviter d’employer le mot réquisition pour désigner ce formulaire.

              
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Voici une brève description des éléments qu’on retrouve habituellement dans une lettre.

 En-tête

• L’en-tête est l’indication imprimée de la dénomination sociale ou de l’appellation officielle d’une entreprise ou d’un organisme (partie supérieure de la feuille).
• Il peut comprendre les renseignements suivants :
  • Adresse géographique ou postale
  • Numéro de téléphone;
  • Numéro de télécopie;
  • Adresse électronique;
  • Adresse du site Web.

Nature de l’envoi et mode d’acheminement

• Ils sont situés à gauche de la page
• Il peut inclure les mentions : PERSONNEL, CONFIDENTIEL, RECOMMANDÉ, URGENT, EXPRÈS, PAR EXPRÈS, PAR MESSAGERIE, PAR TÉLÉCOPIE, SOUS TOUTES RÉSERVES.

Lieu et date

• Ils sont situés sous la nature de l’envoi ou l’en-tête et ne sont pas abrégés.
• Le lieu et la date doivent être séparés par une virgule.
• Le nom du mois ne prend pas de majuscule initiale.
• Il n’y a pas de point après l’indication de l’année.

Vedette (nom, titre et adresse du destinataire)

• Elle est située sous la date.
• Si l’on s’adresse à un groupe de personnes, mais que l’on souhaite charger précisément quelqu’un de transmettre le message au groupe, on écrit « À l’attention de », suivi du nom de la personne.
• S’écrit en toutes lettres. Exemple : À l’attention de Madame Monique Goyer
• Si l’on s’adresse à un groupe de personnes, on écrit « Mesdames, Messieurs, ».

Objet

• Il indique le sujet de la lettre.
• On l’écrit sous la vedette et les références, mais au-dessus de l’appel.
• Il est suivi d’un deux-points et d’une formulation qui commence par une majuscule.
• L’ensemble est souligné ou en caractères gras.

Appel

• Formule de civilité qui varie selon la personne à qui l’on s’adresse : Madame, Monsieur, etc.
• On ne fait pas suivre le titre de civilité du nom du destinataire.
• Si le destinataire a un titre ou exerce une fonction officielle, on l’indique dans l’appel.
• Quand on écrit sans connaître le nom de la personne qui lira la lettre, on utilise la formule d’appel impersonnelle Mesdames, Messieurs, et non À qui de droit.

Texte

Le texte comporte trois parties, soit l’introduction, le développement et la conclusion, qui font l’objet de paragraphes distincts.

 Salutation

• Dans la salutation, on reprend la formule d’appel.

 Signature

• Elle est placée quelques interlignes sous la formule de politesse qui conclut la lettre.
• Le nom est tapé au-dessous de la signature manuscrite.

Initiales d’identification

Cette mention est facultative.

• Le premier groupe de lettres, en majuscules, identifie la personne qui a écrit la lettre.
• Le deuxième groupe, en minuscules, identifie la personne qui a tapé la lettre.
• On les place à gauche de la page, sur la ligne où l’on inscrit le nom du ou de la signataire.

Pièces jointes

Cette mention indique que des documents sont joints à la lettre

• Elle peut s’écrire au singulier ou au pluriel, selon le cas.
• Elle peut être abrégée en j.
• Elle figure sous les initiales d’identification.
• La mention complète est suivie d’un deux-points et de la désignation des documents annexés, qui commence par une majuscule.
• La mention abrégée est directement suivie soit de la désignation des documents, soit de leur nombre.

Copie conforme

Cette mention indique qu’une copie de la lettre a été envoyée à une ou à plusieurs autres personnes

• Elle figure sous la mention Pièces jointes.
• Elle peut être abrégée en c.
• Elle est suivie du nom des personnes qui ont reçu une copie de la lettre, précédés de M. pour Monsieur ou de Mme pour Madame.
• Les noms peuvent être présentés dans l’ordre alphabétique ou selon un ordre hiérarchique et, au besoin, être accompagnés des titres de fonction et du nom de l’entreprise ou de l’organisme.
• La mention complète, copie conforme, est suivie d’un deux-points, alors que la mention abrégée est directement suivie du nom des personnes.

              
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Pour féliciter un ami, un employé, un collègue ou un partenaire, rien de mieux qu’une lettre personnalisée.

              
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Dans une entreprise ou à l’entrée d’un immeuble, un registre des visites permet de contrôler les allées et venues des personnes qui ne font pas partie du personnel.