Expédition et facturation

              
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Un bon de commande est un formulaire qui sert à demander une marchandise ou un service à un fournisseur et qui définit les conditions d’achat (par exemple les quantités, les prix, le délai de paiement). L’emploi du terme réquisition dans ce sens constitue un anglicisme à éviter. Au pluriel, on écrira bons de commande.

Divers renseignements peuvent figurer sur un bon de commande; chaque entreprise (ou organisme) décide, selon ses besoins, des renseignements qu’elle y inclut.

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Un bon de travail, aussi appelé fiche de travail, est un document qui indique le travail à effectuer, la machine adéquate, l’outillage nécessaire, le relevé des heures de travail et toute autre information pertinente reliée à l’exécution du travail.

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Un bordereau de livraison est un formulaire sur lequel sont énumérés les articles ou les colis qui font l’objet d’une livraison et que le ou la destinataire doit signer pour attester la réception des marchandises commandées.

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Un compte de frais ou une note de frais est un relevé des dépenses faites, dans l’exercice de ses fonctions, par une personne rémunérée par une entreprise ou un organisme et qui lui sont remboursées.

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La facture est une pièce comptable établie par le fournisseur qui indique la nature, la quantité et le prix des marchandises vendues ou des services rendus ainsi que les rabais accordés et les conditions de règlement.

Très semblable à la facture, la note d’honoraires est un état de la rétribution que demande une personne exerçant sa profession de façon autonome (pigiste, contractuel, conseil, etc.) en échange des services professionnels qu’elle a rendus.

Il n’y a pas de modèle unique de facture ou de note d’honoraires. On peut donc choisir d’y inclure ou non certains renseignements.

Voici toutefois les éléments qu’il faut mentionner :

• la mention Note d’honoraires ou Facture;
• le nom du fournisseur;
• le nom du client;
• la date de la note d’honoraires ou de la facturation;
• une description des services rendus ou des marchandises vendues;
• le montant total des honoraires demandés ou de la facture;
• le montant des taxes applicables;
• les modalités de paiement;
• les numéros d’enregistrement du fournisseur pour la TPS et la TVQ.

On peut aussi y inclure d’autres renseignements, comme :

• Le numéro de la facture;
• l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopie, l’adresse de courriel, l’adresse du site Web et le logo du fournisseur;
• l’adresse et le numéro de téléphone du client;
• le numéro de référence du client;
• le numéro du bon de commande du client;
• le nombre d’heures, de journées ou de séances de travail;
• le prix unitaire des différents services (on peut également n’indiquer que le prix total en fonction du nombre d’heures, de journées ou de séances de travail);
• les rabais applicables;
• la signature de la personne qui réclame les honoraires;

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Que faire lorsqu’un client néglige de payer une somme qui vous est due? Voici deux exemples de lettre de recouvrement, la première étant le premier envoi, la deuxième faisant office de rappel.

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Un reçu est une pièce justificative par laquelle une personne reconnaît avoir reçu une somme d’argent à titre de paiement, de prêt ou de dépôt.

Divers renseignements doivent figurer sur un reçu :

• la mention Reçu;
• le nom de la personne, de l’entreprise ou de l’organisme qui a reçu la somme d’argent ou l’objet, c’est-à-dire le délivreur du reçu;
• le nom de la personne, de l’entreprise ou de l’organisme qui a remis la somme d’argent ou l’objet, c’est-à-dire le récepteur du reçu;
• la date de délivrance du reçu;
• le montant reçu ou, s’il ne s’agit pas d’argent, la description de l’objet reçu;
• la signature du délivreur du reçu.

On peut également y trouver d’autres renseignements, comme :

• l’adresse du délivreur du reçu;
• l’adresse du récepteur du reçu;
• le numéro de compte du client (si le reçu est délivré par une entreprise ou un organisme);
• le mode de paiement;
• une mention précisant l’objet de la somme d’argent ou de l’objet reçu;
• une mention précisant la période couverte par la somme d’argent ou l’objet reçu, s’il y a lieu;
• le montant du solde à verser (si le montant reçu constitue un acompte);
• la signature du récepteur du reçu.