La correspondance et la téléphonie

Comment utiliser les titres de civilité Monsieur et Madame : en abréviation ou au long, avec une majuscule ou une minuscule? Voici quelques règles qui encadrent l’usage de ces termes.

Emploi de la majuscule

On écrit ces noms avec une majuscule initiale lorsqu’on s’adresse directement aux personnes elles-mêmes, dans l’appel et la salutation d’une lettre, ou sur une carte d’invitation. On peut considérer que le titre remplace alors le nom de la personne.

On écrit également ces noms avec une majuscule initiale lorsqu’ils font partie du titre d’un ouvrage, ou encore pour refléter le respect envers la personne de qui on parle (lorsqu’un employé parle de son patron, par exemple).

Exemples :
Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments distingués.
Je suis désolé, mais Monsieur a spécifié qu’il ne voulait voir personne.

Cependant, madame et monsieur ne prennent pas de majuscule initiale dans les cas suivants : dans le corps d’un texte, et notamment si le titre est accompagné du nom de la personne, mais qu’on ne s’adresse pas à elle; lorsqu’on parle de personnes sans employer leur nom; et lorsqu’on emploie ces mots précédés d’un article ou d’un démonstratif.

Exemples :
Nous avons parlé de ce dossier à madame Jeanne Tardif. (ou  à Mme ou Mme Jeanne Tardif)
Ces messieurs pourront vous conseiller mieux que moi.

Écriture au long

On écrit le titre de civilité au long :

• Sur les enveloppes;
• Dans les formules d’appel et de salutation d’une lettre.

Par ailleurs, dans le corps d’un texte ou d’une lettre, le titre de civilité est généralement abrégé (sauf lorsqu’on s’adresse directement à la personne).

• L’abréviation de Monsieur est ;
• L’abréviation de Madame est M^me (sans point abréviatif);
• L’abréviation de Messieurs est ;
• L’abréviation de Mesdames est M^mes (sans point abréviatif).

Remarque : L’utilisation du terme Mademoiselle ne s’emploie plus que lorsqu’on s’adresse à une toute jeune fille ou une femme qui tient à se faire appeler ainsi.

Dans la correspondance, par respect pour le destinataire, il importe de bien l’adresser en écrivant correctement son prénom et son nom. Voici les principales règles qui déterminent l’écriture de ces éléments.

Sur les enveloppes, les entêtes de lettre et les invitations, on écrit le titre de civilité au long. Idéalement, on écrit le prénom au long. Si l’on choisit d’abréger un prénom composé, les deux éléments restent toujours liés par un trait d’union. On évite aussi d’abréger le nom de famille.

Exemples :

Monsieur Marc-André Gagné
Monsieur M.-A. Gagné

Les deux noms formant un patronyme composé sont liés par un trait d’union :

Exemple :

Monsieur Paul Simard-Tremblay

Les deux règles qui précèdent peuvent aussi se juxtaposer :

Exemple :

Madame Marie-Claude Gagnon-Brosseau

Tout comme l’écriture des titres de civilité Monsieur et Madame, l’écriture des titres Docteur, Docteure et Maître pose quelques défis. Voici quelques règles pour vous guider.

Docteur et docteure

D’abord, notons que le titre de Docteur ou Docteure, employé seul, est réservé aux médecins, aux dentistes et aux vétérinaires considérés dans l’exercice de leur profession. On écrit alors soit Docteur ou Monsieur le docteur, soit Docteure ou Madame la docteure, sans faire suivre le nom de l’abréviation M.D. pour les médecins (pour Medicinæ Doctor, « docteur en médecine »).

Exemples :

Docteur Dominic Rioux
Monsieur le docteur Dominic Rioux
Madame la docteure Dominique Rioux

Le Code des professions du Québec précise que les membres d’un ordre professionnel dont le diplôme de doctorat est requis pour la délivrance du permis d’exercice ou du certificat de spécialité peuvent voir leur nom précédé du titre de docteur, mais que le titre réservé aux membres de l’ordre doit alors être indiqué après le nom.

Exemple :

Docteure Karine Michaud
Chiropraticienne

Une personne dont le diplôme de doctorat n’est pas requis pour la délivrance d’un permis d’exercice peut elle aussi porter le titre de docteur, mais seulement après son nom et son titre professionnel, mais on évitera d’indiquer une telle mention sur une enveloppe, dans la vedette d’une lettre et dans une signature.

Exemple :

Colette Paradis, inf., docteure en biologie.

Sur les enveloppes et dans les formules d’appel et de salutation, on écrit le titre de civilité au long. Dans le corps d’un texte ou d’une lettre, le titre de civilité est généralement abrégé.

• L’abréviation de Docteur est D^r;
• L’abréviation de Docteure est D^re.

Maître

Le titre Maître est réservé aux avocats, aux avocates et aux notaires dans l’exercice de leur profession.

Sur les enveloppes et dans les formules d’appel et de salutation, on écrit le titre de civilité au long. Dans le corps d’un texte ou d’une lettre, le titre de civilité est généralement abrégé.

• L’abréviation de Maître est M^e.

Voici quelques règles qui vous aideront à bien écrire le numéro et le nom de la voie publique, la ville, la province, le code postal et le pays, sur une enveloppe ou dans un entête de lettre, par exemple.

Numéro

On met toujours une virgule entre le numéro et le nom de la voie publique. À la différence d’un nombre, on ne sépare jamais les chiffres par tranches de trois dans un numéro de voie publique.

Exemple :
10258, boulevard Saint-Laurent

Parfois, le numéro d’immeuble est suivi d’une lettre ou d’un chiffre qui permet de différencier, par exemple, deux jumelés portant un seul numéro. S’il s’agit d’une lettre, celle-ci suit immédiatement le numéro, sans espacement ni trait d’union. Cependant, lorsque le numéro d’immeuble est suivi d’une fraction, il y a un espacement entre ces deux éléments.

Exemples :
234A, rue Lemieux
91 ½, chemin Fleury

Nom de la voie publique

Habituellement, le générique désignant la voie de communication (rue, avenue, boulevard, etc.) se trouve entre le numéro et le nom de la voie publique. Le nom générique de la voie de communication s’écrit au long et avec une minuscule. On peut toutefois abréger le générique si l’on manque d’espace, mais il est incorrect de le supprimer.

Exemples :
141, rue Saint-Charles
25, ave. des Cèdres

Lorsque le spécifique d’un nom de rue est un nombre ordinal, il s’écrit le plus souvent en chiffres. Il peut aussi s’écrire en toutes lettres, avec une majuscule, bien que cet usage soit rare. L’élément générique du nom de rue qui suit un nombre ordinal prend une majuscule initiale (même s’il est suivi d’un point cardinal), puisqu’il s’agit du dernier élément de l’odonyme.

Exemples :
7898, 1^re Avenue
5866, 54^e Rue

Lorsque le spécifique comprend plusieurs éléments, on joint tous ces éléments par des traits d’union. Lorsque les éléments du spécifique constituent un nom de personne et qu’ils contiennent un article (le, la) ou une préposition (de), ces derniers ne doivent pas être suivis d’un trait d’union; ils forment, avec le ou les mots suivants, un seul élément. On les écrit d’ailleurs avec une majuscule initiale.

Exemples :
141, avenue Sir-Adolphe-Routhier
782, avenue des Canadiens-de-Montréal
45, rue Monseigneur-De Laval
122, rue De La Chevrotière

Si l’on manque d’espace, on abrège d’abord le générique. Au besoin, on peut abréger certains éléments du spécifique, comme Saint, Notre-Dame et les titres honorifiques.

Exemples :
1500, av. N.-D.-des-Victoires
7564, boul. St-Jean-Chrysostome

Appartement, bureau et porte

Si le destinataire habite dans un immeuble comprenant plusieurs appartements, on mentionne le numéro précédé par une virgule. Si l’espace le permet, on ajoute cette information à la suite du nom de la rue. Sinon, on l’écrit sur la ligne précédente. L’utilisation du signe « # », de l’abréviation « no. » de même que des mots chambre, unité et suite est à éviter.

Exemples :
Monsieur Éric Sanchez
123, rue ABC, app. 18 

Monsieur Éric Sanchez
Bureau 18, porte 5
123, rue ABC

Édifice

Si l’édifice de destination de la correspondance porte un nom important à mentionner dans l’adresse, cette mention doit être faite sur la ligne précédant celle de la rue.

Exemple :
Monsieur Marc Plourde
Assurances Plourde
Immeuble Beaudoin-Renoir
150, rue Desjardins Ouest, bureau 201

Points cardinaux

Les points cardinaux Nord, Sud, Est et Ouest s’écrivent au long avec une majuscule initiale et sans trait d’union quand ils déterminent l’élément générique de la rue. Si l’on manque d’espace, il faut d’abord abréger le générique, puis le point cardinal en écrivant sa première lettre suivie d’un point.

Exemples :
740, rue Marquise Ouest
85226, boul. Michel-Favre N.
14, rue Normand Est

Case postale et succursale

Si la correspondance a pour destination une case postale, on peut l’écrire au long ou l’abréger par « C. P. » et on inscrit le numéro de case postale à la suite. Pour préciser le bureau de poste, on fait précéder ce dernier de la mention « succursale », qui peut s’abréger en « succ. ».

Exemples :
Société du cancer
Case postale 380
Succursale Terminus
Association des diabétiques
C. P. 5000, succ. Centre-ville

Ville, quartier et province

On n’indique généralement pas le nom du quartier, de l’ancienne municipalité ou du comté dans une adresse (exemple : Auteuil, Vimont, etc.). Le nom de la ville ne doit jamais être abrégé et s’écrit en minuscules (sauf pour la première lettre du mot).

Pour la correspondance, le nom de la province s’écrit toujours au long, après le nom de la ville, et entre parenthèses.

Exemple :
580, rue Poulidor
Sainte-Thérèse (Québec)

Code postal

Le code postal termine généralement le bloc d’adresse, sauf si l’on doit ajouter le pays de correspondance. Il doit figurer après la ville et la province, de préférence sur la même ligne que ces deux mentions, et être séparé d’elles par un espacement équivalant à deux caractères. Si, faute de place, on ne peut pas écrire le code postal sur la même ligne que la ville et la province, on peut l’écrire seul sur la dernière ligne de l’adresse.

Le code postal doit toujours être en majuscules, sans point ni trait d’union, avec un espace entre les deux groupes de trois caractères.

Exemples :
Montréal (Québec) H7H 7H7
Sainte-Anne-des-Plaines (Québec)
J0N 1H0

Pays

La mention du pays ne figure dans l’adresse de l’expéditeur et du destinataire que si la correspondance est à destination de l’étranger (à l’extérieur du Canada).

Dans l’adresse du destinataire, on écrit le pays de destination en majuscules, au long et seul sur la dernière ligne de l’adresse. Le nom du pays doit être écrit en français, puisque cette indication s’adresse aux personnes qui font le tri au point d’expédition.

Exemple :
Public Relations
ABC Company
Post Office Box 13456
Phoenix, AZ 85002
ÉTATS-UNIS

Correspondance vers une autre province

Pour les envois à destination d’une autre province ou d’un territoire du Canada, on emploie le nom officiel de la rue, qu’il soit en français ou en anglais. Il n’y a pas de virgule entre le numéro et le nom de la rue en anglais.

Exemple :
Monsieur Peter Walker
Sonotech Canada Ltd.
125 Gordon Baker Road

Correspondance à l’étranger

Il est préférable de recopier l’adresse telle qu’elle a été donnée, et non en fonction des règles établies au Canada, afin de faciliter le service postal de ce pays. On écrit cependant le pays en français, puisque le premier tri sera fait au Québec.

Exemple :
Professora Maria Segura
Instituto de Investigaciones Eléctricas
Matias Romero 99
Col. del Valle
03100 Mexico, D. F.
MEXIQUE

Convivial et pratique, le courrier électronique, aussi appelé courriel ou messagerie électronique – on évitera les anglicismes e-mail ou mail –, permet des échanges rapides, plus courts et moins officiels que le courrier traditionnel. Il est désormais utilisé pour la transmission de notes, de notes de service, d’avis de convocation, d’ordres du jour, etc. Pour ces envois, cependant, surtout pour les notes, il est suggéré de les transmettre dans un fichier joint au courriel, et ce, dans le but de respecter les normes de présentation.

Dans un contexte de travail, même si le style d’écriture peut être plus familier et proche de la communication orale, voire télégraphique selon les contextes, le rédacteur ou la rédactrice doit veiller à la qualité de la langue utilisée dans ses courriels. La rapidité de ce mode de communication ne peut, en aucun cas, excuser  les fautes de frappe, d’orthographe, de grammaire et de syntaxe. Il faut donc relire tout message avant de l’envoyer, comme on le ferait pour une lettre expédiée par la poste.

Le rédacteur ou la rédactrice doit s’assurer également que le protocole épistolaire et les règles d’étiquette relatives à Internet sont respectés.

Le courriel professionnel demande un style plus soigné que le courriel personnel. Le style familier n’est donc pas de mise dans les messages à caractère strictement professionnel. Ainsi, on réserve généralement l’emploi des binettes – petits dessins réalisés avec des caractères du clavier suggérant la forme d’un visage dont l’expression traduit l’état d’esprit de l’internaute expéditeur – à ce genre de correspondance en raison de leur nature trop familière. Les binettes peuvent toutefois figurer dans des échanges détendus entre collègues ou dans des messages à caractère personnel. On se gardera enfin d’abuser d’abréviations afin de ne pas nuire à la compréhension du message.

Voici un résumé des points à retenir lors de la rédaction d’un courriel :

• Éviter les fautes de frappe et d’orthographe;
• Veiller à l’exactitude de la date et de l’heure;
• Commencer le courriel par une formule d’appel;
• Découper le message en paragraphes et les aligner;
• Terminer le message par une formule de salutation brève;
• Signer les messages et indiquer ses coordonnées;
• Réserver les binettes aux messages de nature très familière.

Les locutions ci-joint, ci-inclus et ci-annexé peuvent être variables ou invariables, selon qu’elles sont des adjectifs ou des adverbes. Leur position dans la phrase aide à déterminer leur classe.

Adverbes

Lorsqu’elles sont placées en tête de phrase, elles sont des adverbes et invariables. C’est aussi le cas lorsqu’elles sont placées dans le corps de la phrase et qu’elles précèdent immédiatement un nom, sans déterminant. Elles peuvent aussi, en tant qu’adverbes, être séparées du verbe par un nom complément direct.

Exemples :
Ci-joint les photocopies promises.
Vous trouverez ci-inclus copie de la note mentionnée plus haut.
Les contrats, dont nous vous remettons deux copies ci-joint, seront signés demain.
La note, dont vous trouverez copie ci-inclus, a été envoyée à tout le personnel.

Adjectifs

Lorsque ces locutions sont placées après un nom précédé d’un déterminant, elles sont des adjectifs et, donc, variables en genre et en nombre.

Veuillez remplir les formulaires ci-joints.
Les deux copies ci-incluses doivent être affichées au tableau.

Variables ou invariables

Lorsque, dans le corps d’une phrase, ces locutions sont placées dans le corps d’une phrase, devant un nom précédé d’un déterminant, ils sont, au choix, variables ou invariables, puisqu’on peut mettre l’accent sur le côté adverbial de la locution ou sur son côté adjectival.

Exemples :
Vous trouverez ci-inclus (ou ci-incluse) la liste de nos publications.
Je vous fais parvenir ci-joint (ou ci-jointes) deux produits de démonstration.
Vous trouverez ci-annexé (ou ci-annexée) ma demande d’emploi.

La mention Copie conforme, toujours au singulier, indique au destinataire qu’une copie du document a été envoyée à d’autres personnes. Elle figure en bas de page, sous les initiales d’identification et les pièces jointes, contre la marge de gauche.

On peut écrire Copie conforme en toutes lettres ou employer sa forme abrégée, c. c., toute en minuscules, sans le deux-points. Pour des raisons d’uniformité dans la présentation d’une même lettre, si l’on écrit Pièce jointe en toutes lettres, on écrit Copie conforme en toutes lettres. De même, si l’on utilise l’abréviation p. j., on utilise également l’abréviation c. c.

La mention Copie conforme est suivie du nom de la ou des personnes à qui le document a été envoyé, avec leur titre ou leur fonction et le nom de l’organisme ou de la société où elles travaillent, au besoin.

Quand on envoie une copie de la lettre à plusieurs personnes, on peut inscrire les noms dans l’ordre alphabétique, sans nécessairement mentionner les femmes en premier, ou selon un ordre hiérarchique. Le nom des personnes de l’extérieur figure cependant avant celui des personnes de l’intérieur.

Exemples :
Copie conforme : M. Samuel Thibault, président, Les architectes Saint-Jean
c. c. Mme Marysol Robinson, directrice, école Saint-Germain 

c. c. Mme Maria Papadopoulos
        Gaston Simard
        M^me Huguette Tremblay

Une pièce jointe est un document (dépliant, procès-verbal, facture ou autre) qu’on annexe à une lettre et qui est évoqué dans le corps de la lettre

On indique la pièce jointe par la mention Pièce jointe (s’il n’y en a qu’une), Pièces jointes (s’il y en a plusieurs) ou, en abrégé, p. j. Cette mention est placée au bas de la page, contre la marge de gauche, sous les initiales d’identification. Elle est suivie de la désignation des documents annexés (avec une majuscule de position), ou de leur nombre et de leur désignation (avec une minuscule, car il ne peut y avoir de majuscule de position dans ce cas puisqu’un chiffre précède le nom), ou encore de leur nombre seul, si, dans ces deux derniers cas, la lettre les a déjà annoncés ou s’ils sont nombreux. La mention Pièce jointe permet de vérifier rapidement si l’envoi est complet.

Exemples :
Pièce jointe : Curriculum vitæ

Pièces jointes : 8

Pièces jointes :  Calendrier des activités
Description du programme

p. j. Formulaire d’inscription

p. j. 5

p. j. 20 dépliants

Pour des raisons d’uniformité dans la présentation d’une même lettre, si l’on écrit Pièce jointe en toutes lettres, on écrit Copie conforme en toutes lettres. De même, si l’on utilise l’abréviation p. j., on utilise également l’abréviation c. c.

Le tableau ci-dessous indique si les principaux signes de ponctuation et symboles doivent être précédés ou suivis d’un espacement, et de quel type d’espacement il s’agit : un espacement normal (ou sécable) ou un espacement insécable.

Il tient compte des limites des logiciels courants de traitement de texte, qui ne comportent pas l’espace fine (espace insécable réduite), à la différence des logiciels d’éditique et des logiciels professionnels de mise en pages. Si l’on dispose de l’espace fine, il est conseillé de l’utiliser devant le point-virgule, le point d’exclamation et le point d’interrogation. Dans le cas contraire, l’espace fine est supprimée et équivaut à une absence d’espacement.

Notez que, en typographie, le mot espace est traditionnellement de genre féminin.

Formulations à éviter au téléphone

Le tableau ci-dessous présente, à gauche, des formulations dont l’emploi est à éviter lorsqu’on est au téléphone, et à droite, les formulations correctes pour les remplacer.

Expressions à connaître en téléphonie

Le tableau ci-dessous présente, à gauche, des formes dont l’emploi est à éviter en téléphonie, et à droite, les formes correctes équivalentes. Ces formes sont classées selon l’ordre alphabétique du terme fautif, qui apparaît en italique.

Quand on écrit à une société ou à un organisme sans connaître le nom de la ou des personnes qui liront la lettre, on utilise la formule d’appel indifférenciée Madame, Monsieur, ou Mesdames, Messieurs, et non À qui de droit.

Cette dernière formule ne s’emploie qu’à l’intérieur d’une phrase, comme dans « Je vous saurais gré de transmettre ma demande à qui de droit. »

Dans le cas d’une lettre non personnalisée, on emploie Mesdames, Messieurs, si le texte s’adresse à un groupe, et Madame, Monsieur, si on ne veut s’adresser qu’à une personne à la fois, sur un ton plus personnel. Dans tous les cas, Mesdames, Messieurs, et Madame, Monsieur, sont généralement disposés sur deux lignes.

La locution suite à est souvent employée comme formule d’introduction dans la correspondance. Cette formule est parfois critiquée, mais elle est acceptable dans la correspondance commerciale et administrative.

Exemples :
Suite à votre lettre du 22 novembre dernier, nous vous envoyons notre plus récent catalogue.
Suite à votre commentaire, nous avons révisé nos critères d’admissibilité.

Dans la langue soignée, on évitera d’employer la locution suite à comme formule d’introduction; selon le contexte, on lui préférera les locutions en réponse à, pour donner suite à, pour faire suite à ou en référence à. Ces formules peuvent aussi être utilisées dans la correspondance commerciale et administrative, évidemment.

Exemples :
En réponse à votre lettre du 22 novembre dernier, nous vous envoyons notre plus récent catalogue.
Pour donner suite à votre proposition du 10 mai dernier, nous avons rédigé un article sur l’emploi de la locution suite à.

Il est préférable de réserver la locution suite à aux formules d’introduction dans la correspondance. Dans d’autres contextes, on peut la remplacer par à cause de, à la suite de, après, en conséquence de ou par suite de.

Exemples :
Nous avons dû fermer la boutique à cause d’une panne d’électricité.
François a dû être hospitalisé à la suite de cet accident.