Organisation d’événements

              
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Ce modèle de lettre constitue un bon exemple pour remercier un partenaire d’avoir accepté de commanditer votre événement.

              
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Comment décliner une demande de commandite avec doigté et courtoisie? Inspirez-vous de l’exemple ci-dessus.

              
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Le communiqué de presse est un message court, clairement formulé, dont le but est de transmettre une nouvelle importante aux médias afin que ces derniers la publient ou la diffusent et la fassent connaître au public. Il s’adresse aux journalistes et doit être rédigé à la 3^e personne (style neutre).

Le communiqué comprend les éléments suivants :

• La provenance du communiqué (bloc d’adresse comprenant l’expéditeur);
• L’avis de publication;
• La mention « COMMUNIQUÉ » en majuscule et en caractère gras;
• Le titre du communiqué, indiquant l’objet du texte;
• Le lieu et la date de l’envoi, suivis d’un point et d’un tiret;
• Le texte même du communiqué, dont le premier paragraphe résume l’essentiel de la nouvelle;
• L’indicatif – 30 –, placé au centre de la ligne et qui marque traditionnellement la fin du texte à diffuser;
• La source, c’est-à-dire le nom, le titre, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de la personne qui a rédigé le communiqué ou qui peut fournir des renseignements complémentaires.

Le corps du communiqué doit d’abord présenter les points les plus importants de manière à retenir l’attention du lecteur. L’introduction doit répondre aux questions qui? (Qui est concerné par la nouvelle?), quoi? (De quoi s’agit-il?), quand? (Quand l’événement aura-t-il lieu?), pourquoi? (Pourquoi cet événement, cette situation ont-ils lieu?) et où? (À quel endroit cela se passe-t-il?). Les paragraphes qui suivent viennent étoffer ce contenu, selon un ordre d’intérêt décroissant, car, si le texte doit être raccourci, il le sera généralement par la fin. Idéalement, le communiqué en entier ne devrait pas excéder une page. Si le texte est long, il est conseillé d’ajouter des intertitres pour guider les lecteurs. Le communiqué ne comporte pas de conclusion.

Le communiqué n’est pas signé et ne comprend pas d’initiales d’identification. De plus, une mise en page aérée est suggérée.

              
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L’invitation aux médias ressemble au communiqué, mais son objectif vise à s’assurer leur présence à votre événement pour qu’ils en parlent après son déroulement.

              
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La carte d’invitation permet d’inviter une ou plusieurs personnes à un événement, une activité ou une manifestation.

Elle comporte les éléments suivants :

Paragraphe 1

• Nom de la personne ou de l’organisme qui reçoit les invités
• Fonction de la personne si nécessaire
• Type d’événement (coquetel, conférence, lancement, etc.)
• Nom de l’événement

Paragraphe 2

• Date, lieu et heure de l’événement
• Coordonnées du lieu de l’événement
• Nommer personnalité assistant à l’événement connue
• Le nombre de personnes invitées

Bas du document

• Modalités de réservation
• Date limite de réservation
• La personne à joindre et ses coordonnées pour procéder à la réservation

Sur une invitation, vous devez généralement écrire les titres de civilité en toutes lettres. Ces derniers prendront une lettre majuscule initiale, car l’invitation s’adresse directement aux invités.

Exemple 

Dans l’ensemble des règles relatives à la vie publique officielle, au Québec, la préséance, c’est-à-dire l’ordre protocolaire qui détermine une hiérarchie parmi les dignitaires, est fixée par décret du gouvernement.

Au Québec, lorsque dans une activité officielle sont présents des représentants de deux ordres de gouvernement (fédéral et provincial), plusieurs cas sont possibles. Certaines situations sont cependant complexes et nécessitent de consulter le Protocole du Gouvernement du Québec. Pour ce qui est des membres de l’Assemblée nationale, c’est l’ordre alphabétique du nom de leur circonscription électorale qui détermine leur préséance.

Notons qu’une personne qui en représente une autre ne reçoit pas le même traitement que celle-ci, à moins qu’elle n’occupe un rang identique.

Préséance dans la prise de parole

La personne la moins importante s’exprime d’abord, et la plus importante en dernier. Toutefois, c’est l’hôte qui parle en premier, même si une personne d’un rang hiérarchique inférieur doit prendre la parole. Celle-ci parle alors tout de suite après l’hôte.

Exemples :

 Pour l’inauguration d’une statue, successivement

1. Président-directeur général de l’organisme sur le terrain duquel est érigée la statue
2. Représentant de l’entreprise qui apporte son soutien financier
3. Représentant de la famille de la personnalité dont on inaugure la statue
4. Maire

Pour une cérémonie de remise de prix, successivement

1. Animateur ou maître de cérémonie
2. Dirigeant de la société ou de l’organisme responsable du ou des prix
3. Porte-parole de la manifestation
4. Sous-ministre
5. Lauréat
6. Animateur ou maître de cérémonie

Préséance dans les salutations

Au début d’une allocution, on salue d’abord la personne qui occupe le niveau hiérarchique le plus élevé, en poursuivant par ordre décroissant. Pour ce faire, on ne mentionne que son titre, sans son nom. Cette façon de procéder permet d’abréger les salutations. Cependant, on désigne l’invité d’honneur, s’il y a lieu, par son nom et son titre.

Exemple : 

1. Députés fédéraux
2. Députés provinciaux
3. Maires/Mairesses
4. Attachés fédéraux si élus pas présents
5. Attachés provinciaux si élus pas présents

On veille autant que possible à ne pas faire plus de cinq salutations, Mesdames et Messieurs compris. On peut alors regrouper les personnes occupant les mêmes fonctions.

Exemples :

Mesdames et Messieurs les Ministres,
Mesdames et Messieurs les Dignitaires,
Mesdames et Messieurs les invités,
Mesdames et Messieurs, chers invités,

On peut introduire en cours d’allocution la mention des personnes qu’on n’a pas pu saluer au début de celle-ci, ou alors laisser cette tâche au maître de cérémonie.

              
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