Communication avec les employés

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L’avis de convocation a pour but d’aviser des personnes, par écrit, de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée à laquelle elles sont conviées. De nombreuses situations demandent que l’on envoie un avis de convocation : un directeur ou une directrice peut convoquer le personnel; un secrétaire ou une secrétaire de comité peut convoquer les membres du comité; les citoyens et citoyennes peuvent être convoqués à une assemblée; les membres du conseil municipal peuvent être convoqués à une séance extraordinaire; les actionnaires d’une entreprise peuvent être convoqués à l’assemblée annuelle, etc.

Peu importe le type de réunion, l’avis de convocation doit être bref et précis. Il peut se présenter sous la forme d’une lettre personnelle ou d’une note. En outre, le courriel est désormais utilisé pour la transmission d’avis de convocation.

On trouve dans un avis de convocation les renseignements suivants :

• Le nom de la personne qui convoque la réunion;
• Le type de réunion (réunion, assemblée annuelle, séance extraordinaire, etc.);
• La date, le jour, l’heure et le lieu de la réunion;
• L’objet de la réunion.

Un projet d’ordre du jour ou une énumération des sujets qui seront discutés lors de la réunion sont généralement inclus dans l’envoi de manière à faciliter la préparation des participants et le déroulement des discussions. On peut fournir ces renseignements dans le texte même de la convocation ou, lorsque l’ordre du jour est plus élaboré, joindre ce dernier à l’avis de convocation.

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Le communiqué interne ressemble au communiqué envoyé aux médias, mais il ne comporte pas d’informations complémentaires sur l’entreprise, ni la mention – 30 –, ni les coordonnées de la source. De plus, la mention « Pour publication immédiate » est remplacée par « Pour affichage immédiat ».

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La note de service sert de moyen de communication entre les membres d’une même entreprise dans un contexte de relations professionnelles. Elle revêt un caractère moins officiel que la lettre.

Elle comprend les cinq éléments suivants (toujours écrits en majuscules et suivis d’un deux-points) :

• Le destinataire (le service, le nom ou la fonction de la ou des personnes à qui la communication s’adresse);
• L’expéditeur (l’unité administrative ou le nom de la personne qui envoie la note);
• La date (sous forme alphanumérique);
• L’objet (en caractères gras);
• Le texte.

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Le procès-verbal est un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une séance, d’une réunion ou d’une assemblée.

Sa rédaction est souvent une obligation officielle ou réglementaire, soumise à des conditions de forme particulières. Le procès-verbal doit être rédigé au présent.

Le procès-verbal contient les éléments suivants :

• Nom du comité, conseil, etc.;
• Titre de la réunion;
• Date, heure et lieu de la réunion;
• Liste des personnes présentes, absentes et invitées (par ordre alphabétique);
• Vérification du quorum (lorsque cette condition est requise);
• Nom de la personne qui assume la présidence et celui du ou de la secrétaire (ouverture de la séance);
• Lecture et adoption de l’ordre du jour (on adopte – d’où adoption– un ordre du jour et on approuve – d’où approbation – un procès-verbal et un compte rendu.);
• Lecture (s’il y a lieu) et approbation du procès-verbal de la dernière réunion;
• Points à l’ordre du jour (correspondance, affaires courantes, affaires nouvelles, etc.);
• Questions diverses (et non varia);
• Date, heure et lieu de la prochaine réunion;
• Clôture de la séance.

Le procès-verbal, à tort, est souvent appelé les minutes.