Accueil d’un nouvel employé

Un aide-mémoire très pratique pour faciliter l’intégration des nouveaux employés.

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Pour faire une bonne impression auprès d’un nouvel employé et faciliter son intégration, utilisez une grille aide-mémoire qui vous permettra de ne rien oublier.

Attestation d’emploi

Les éléments à inclure dans ce type de lettre.

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L’attestation d’emploi sert à confirmer à une tierce personne (futur propriétaire, institution financière, organisation, etc.) qu’un employé travaille actuellement au sein de votre entreprise ou y a travaillé.

Elle doit comporter les renseignements suivants :

  • Le nom de votre entreprise ou organisme et son champ d’activité;
  • Les coordonnées de votre entreprise;
  • Le titre précis du poste occupé par l’employé et le type de travail effectué;
  • La durée de l’emploi, le statut (temps complet ou temps partiel) et le nombre d’heures travaillées par semaine;
  • Les principales tâches réalisées par cet employé.

Références

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Attestation d’emploi », Banque de dépannage linguistique.

UQAM. « Attestations d’emploi », UQAM.

Avis de nomination

Pour annoncer la nomination d’un collègue ou d’un partenaire à un poste dans votre entreprise.

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L’avis de nomination est un court texte dans lequel on annonce la nomination d’une personne à un poste au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Il se présente généralement sous la forme d’un communiqué interne ou d’un communiqué de presse.

Le texte est généralement réparti en trois ou quatre paragraphes. Il débute par l’annonce de la nomination suivie de précisions sur la fonction que la personne nommée occupera et le rôle qu’elle sera appelée à jouer dans l’organisation. On enchaînera avec une présentation de l’expérience et de la formation de cette personne, pour terminer, dans un dernier paragraphe, par une courte description de l’entreprise et de ses réalisations.

Références

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Exemple d’avis de nomination », Banque de dépannage linguistique.

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Avis de nomination », Banque de dépannage linguistique.

Communiqué interne

Le moyen par excellence pour annoncer à vos employés une réussite, un événement ou autre nouvelle concernant votre organisation ou votre entreprise.

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Le communiqué interne ressemble au communiqué envoyé aux médias, mais il ne comporte pas d’informations complémentaires sur l’entreprise, ni la mention – 30 –, ni les coordonnées de la source. De plus, la mention « Pour publication immédiate » est remplacée par « Pour affichage immédiat ».

Référence

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Exemple de communiqué interne », Banque de dépannage linguistique.

Convention de stage

Un document pour conclure une entente avec un établissement d’enseignement.

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Vous envisagez d’embaucher des stagiaires prochainement? Inspirez-vous de notre modèle de protocole d’entente pour officialiser le stage!

Curriculum vitæ

Un curriculum vitae professionnel pour vous faire connaître d’un employeur potentiel.

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Le curriculum vitæ (C. V. ou CV, en abrégé) est un document qui présente le sommaire de la formation, de l’expérience professionnelle, des réalisations, des compétences et des aptitudes qu’un candidat ou une candidate juge utile de faire connaître à un éventuel employeur. Le terme curriculum vitæ est un mot latin qui signifie « carrière de la vie »; au pluriel, on écrira des curriculum vitæ (invariable), en orthographe traditionnelle, ou des curriculums vitæ, en orthographe rectifiée.

Le curriculum vitæ doit être rédigé de sorte qu’il puisse convaincre la personne qui recrute de rencontrer le postulant ou la postulante en entrevue. Il est donc un document capital dans la recherche d’emploi.

 

Contenu

Les renseignements qu’il contient doivent être véridiques et choisis avec soin. On doit s’assurer d’y mettre en valeur ses principales aptitudes. On doit également faire en sorte que l’employeur y trouve rapidement les renseignements voulus, car il décide bien souvent en moins de trente seconde s’il rejette d’emblée un curriculum vitæ ou s’il l’examinera attentivement.

Le curriculum vitæ devrait se limiter à deux pages. Il est donc inutile d’y mentionner tous les emplois occupés. Il faut plutôt mettre l’accent sur les trois derniers ou sur ceux qui sont en relation plus directe avec l’emploi postulé. Aujourd’hui, on ne consigne que les emplois des dix dernières années.

Le curriculum vitæ comporte généralement les informations suivantes :

  • Le nom, l’adresse, le ou les numéros de téléphone, l’adresse de courriel et, si cela est pertinent, l’adresse du site Web professionnel ou l’identifiant lié à un réseau social donné (Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.).
  • L’objectif de carrière (Cette section est facultative. Elle répond brièvement, en une ou deux phrases, aux questions quoi?où?avec qui?, et à quel niveau?.) ;
  • Un sommaire de la carrière (Cette section est facultative. Elle résume, en une ou deux phrases, les points les plus importants de l’expérience de travail.);
  • La formation (les activités de perfectionnement et les diplômes les plus récents);
  • Les diverses expériences de travail en relation avec le poste convoité;
  • Le titre des postes occupés;
  • La période passée à chacun des postes;
  • Les entreprises ou organismes employeurs;
  • Les réalisations;
  • Les associations professionnelles;
  • Les langues maîtrisées.

Il peut également mentionner :

  • Le travail bénévole;
  • Les services communautaires;
  • Les bourses et les prix reçus;
  • Les connaissances techniques particulières;
  • Une brève description des employeurs.

 

À éviter

Toutefois, les renseignements personnels pouvant causer un préjudice au candidat ou à la candidate ne doivent jamais figurer dans un curriculum vitæ. C’est le cas des éléments suivants :

  • Numéro d’assurance sociale;
  • Âge;
  • Date de naissance;
  • État matrimonial;
  • Taille et poids;
  • Nationalité;
  • État de santé;
  • Religion;
  • Appartenance à un groupe politique;
  • Disponibilité;
  • Numéro de permis de conduire ou de la classe de permis détenu, sauf si on l’exige, par exemple pour un emploi de camionneur ou de camionneuse.

On doit aussi éviter de mentionner des sujets qu’il est préférable de n’aborder qu’en entrevue, comme les motifs de départ, les attentes salariales, les passe-temps, les loisirs, les champs d’intérêt personnels et les références, c’est-à-dire les noms et les coordonnées de personnes pouvant fournir à l’employeur plus de renseignements sur le candidat ou la candidate.

 

Présentation

Plusieurs types de présentation sont possibles, et aucune disposition n’est normalisée. Le profil du candidat ou de la candidate détermine le choix du curriculum vitæ à retenir.

Un curriculum vitæ ne s’envoie jamais seul. Il doit toujours être accompagné d’une lettre qui explique les raisons pour lesquelles le candidat ou la candidate postule l’emploi qu’il ou qu’elle désire obtenir.

Références

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Curriculum vitæ », Banque de dépannage linguistique.

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Exemple de curriculum vitæ chronologique », Banque de dépannage linguistique.

Description de poste

Quelques notes et exemples pour dresser la liste des tâches d’un employé.

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La description de poste, aussi appelée description d’emploi ou description des fonctions, sert à énoncer les tâches, les responsabilités et les relations d’autorité inhérentes à un poste ainsi que la compétence professionnelle et les qualités exigées pour l’occuper.

Références

BLACKBURN, Claudine, et Sylvain TÉTREAULT. Initiation pratique à la gestion des ressources humaines, 4e éd., Blainville, Les Éditions Blackburn Tétreault, 2012, 244 p.

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Description de poste », Grand dictionnaire terminologique.

Dossier de l’employé

Un document permettant d’effectuer le suivi sur le cheminement d’un employé.

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Le dossier de l’employé procure aux employeurs un support pour conserver les renseignements concernant leurs employés et divers documents pour appuyer leurs décisions en matière d’embauche, de promotion, de rémunération, de mesures disciplinaires et de cessation d’emploi.

Le dossier de l’employé est un outil essentiel pour faire un suivi efficace des ressources humaines.

 

AVERTISSEMENTS

  • Vous devez limiter l’accès aux dossiers des employés au gérant et au responsable de la
  • La loi vous oblige à conserver les dossiers dans un endroit clos et barré à clé. La plupart du temps, cet endroit est un classeur fermé à clé et gardé dans le bureau (lui aussi fermé à clé) du propriétaire, directeur ou spécialiste
  • L’employé peut consulter son dossier sur place s’il le désire, mais ne peut pas se prendre des copies des documents ni les apporter avec lui. Note : faites alors attention à ce que vous y écrivez. Demandez-lui s’il accepte de vous accorder un délai de huit heures afin de vous assurer de la conformité de son

Fiche d’employé

Un document pour regrouper les principaux renseignements concernant un employé.

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La fiche de l’employé permet de consigner les coordonnées de même que sa date d’embauche et de fin d’emploi.

Engagement de confidentialité

Un document essentiel pour vous protéger.

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L’engagement de confidentialité, ou accord de non-divulgation, est un contrat qui engage l’une des parties à garder certaines informations confidentielles communiquées par la deuxième partie. Il est très utile pour les entreprises qui souhaitent protéger les données sur leurs clients ou les produits qu’ils développent.

Formulaire de demande d’emploi

Un modèle pour préparer un formulaire complet

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Un formulaire ou une formule de demande d’emploi (qu’on ne doit pas appeler formulaire d’application, ni application) permet à une entreprise ou à un organisme de recevoir des demandes d’emploi qui répondent à ses exigences et comprennent les renseignements qu’elle ou qu’il considère comme importants. Rappelons qu’on remplit un formulaire de demande d’emploi, on ne le complète pas.

Notons qu’il est préférable pour la personne qui pose sa candidature à l’aide d’un formulaire de demande d’emploi de faire parvenir le formulaire en question dûment rempli à l’entreprise ou à l’organisme avec une lettre d’accompagnement.

Référence

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Demande d’emploi », Banque de dépannage linguistique.

Lettre d’appui d’une candidature

Un exemple de lettre soutenant la candidature d’une personne à un poste ou un prix.

Lettre de candidature spontanée

Une lettre d’approche pour de futurs employeurs.

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On appelle « candidature spontanée » une candidature qu’une personne soumet à une entreprise, par l’intermédiaire d’un curriculum vitæ ou de tout formulaire de demande d’emploi, sans que cette entreprise recherche à pourvoir un poste dans le champ de compétence de cette personne.

Référence

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Candidature spontanée », Banque de dépannage linguistique.

Lettre de démission

Une aide précieuse pour trouver les bons mots dans le cas d’une démission.

Lettre de départ à la retraite

Un document précieux pour souligner le départ à la retraite de l’un de vos employés.

Lettre d’offre d’emploi

Une lettre pour répondre favorablement à une candidature.

Lettre de référence défavorable

Une réponse défavorable à une demande de référence sur un ancien employé.

Réponse à une offre d’emploi

Une source d’inspiration pour répondre à une offre d’emploi.

Réponse défavorable à une demande d’emploi

Rédaction d’une réponse défavorable avec tact.

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Voici un exemple de lettre que vous pouvez envoyer à un candidat sollicitant un emploi dans votre entreprise lorsqu’aucun poste disponible ne correspond à son profil.

Référence

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Réponse défavorable à une demande d’emploi », Banque de dépannage linguistique.

Manuel de l’employé

Les éléments essentiels d’un guide complet.

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Le manuel de l’employé, aussi appelé manuel d’accueil ou guide de l’employé, est un guide distribué au personnel pour l’informer sur différents aspects de l’entreprise ou de l’organisme, dont son organisation générale, son fonctionnement interne, la nature des différents emplois qu’on y trouve et de toute autre question pratique à connaître pour y travailler.

Sa rédaction requiert un certain travail de regroupement d’information et de synthèse.

Références

BLACKBURN, Claudine, et Sylvain TÉTREAULT. Initiation pratique à la gestion des ressources humaines, 4e éd., Blainville, Les Éditions Blackburn Tétreault, 2012, 244 p.

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Manuel d’accueil », Grand dictionnaire terminologique.

Note de service

Un moyen de communication efficace entre les membres d’une même entreprise dans un contexte de relations professionnelles.

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La note de service sert de moyen de communication entre les membres d’une même entreprise dans un contexte de relations professionnelles. Elle revêt un caractère moins officiel que la lettre.

Elle comprend les cinq éléments suivants (toujours écrits en majuscules et suivis d’un deux-points) :

  • Le destinataire (le service, le nom ou la fonction de la ou des personnes à qui la communication s’adresse);
  • L’expéditeur (l’unité administrative ou le nom de la personne qui envoie la note);
  • La date (sous forme alphanumérique);
  • L’objet (en caractères gras);
  • Le texte.

Référence

OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. « Note et note de service », Banque de dépannage linguistique.

Grille d’évaluation d’entrevue

Un document fort utile pour se préparer à interviewer des candidats.

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Lors des entrevues d’embauche, il n’y a pas que les candidats qui doivent être bien préparés! En tant qu’employeur, vous devez faire le point sur le type de candidat que vous recherchez et rédiger les questions de l’entrevue ainsi que la grille d’évaluation.

Référence

BLACKBURN, Claudine, et Sylvain TÉTREAULT. Initiation pratique à la gestion des ressources humaines, 4e éd., Blainville, Les Éditions Blackburn Tétreault, 2012, 244 p.

Questionnaire d’entrevue

Les questions essentielles que vous devez poser aux candidats.

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Lors des entrevues d’embauche, il n’y a pas que les candidats qui doivent être bien préparés! En tant qu’employeur, vous devez faire le point sur le type de candidat que vous recherchez et rédiger les questions de l’entrevue ainsi que la grille d’évaluation.

Référence

BLACKBURN, Claudine, et Sylvain TÉTREAULT. Initiation pratique à la gestion des ressources humaines, 4e éd., Blainville, Les Éditions Blackburn Tétreault, 2012, 244 p.